Invoice adalah sebuah dokumen penting yang menunjukkan bukti penjualan dari satu bisnis ke bisnis lain atau konsumen. Umumnya, faktur ini berisi informasi tentang transaksi penjualan yang sedang berjalan, seperti detail pembelian, informasi klien, jumlah, nilai, pajak, syarat, dan ketentuan pembayaran.
| KEY TAKEAWAYS – Invoice adalah sebuah bukti pembayaran sah antara pembeli dan penjual. – Invoice merupakan dokumen penting yang wajib disimpan dan dicatat oleh kedua pihak untuk memudahkan audit finansial bisnis. – Umumnya, invoice menjelaskan persyaratan-persyaratan pembayaran, biaya pembelian barang, sistem pengiriman barang, dan persyaratan lain yang sudah ditetapkan oleh kedua belah pihak. |
Apa Arti Invoice dan Kenapa Penting?
Berdasarkan KBBI, arti invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan).
Invoice atau faktur merupakan dokumen yang wajib disimpan oleh perusahaan yang menjual barang atau layanan. Hal ini bertujuan supaya perusahaan dapat merinci berapa banyak jumlah klien yang belum melakukan pembayaran saat jatuh tempo dan jenis layanan atau produk apa saja yang terjual selama ini.
Fungsi Invoice
Melihat dari penjelasan sebelumnya, fungsi dasar invoice adalah sebuah dokumen yang menunjukkan persetujuan transaksi antara kedua belah pihak. Selain itu, faktur memiliki fungsi lain berupa:
1. Catatan Transaksi
Fungsi pertama adalah sebagai dokumen untuk menyimpan catatan penjualan atau transaksi yang sah. Tujuannya supaya penjual dapat mengetahui kapan suatu barang dijual dan siapa yang membelinya.
2. Melacak Pembayaran
Faktur merupakan dokumen berharga untuk catatan akuntansi perusahaan. Dokumen ini akan membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah utang yang belum mereka laksanakan.
3. Perlindungan Hukum
Fungsi selanjutnya adalah sebagai bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual pada harga yang sudah mereka tentukan. Dokumen ini dapat melindungi penjual dari tuntutan hukuman penipuan.
4. Laporan Pajak
Menyimpan dan mencatat seluruh transaksi penjualan dengan faktur dapat membantu perusahaan melaporkan pendapatan dengan mudah. Dengan begitu, mereka bisa membayar pajak sesuai dengan total pendapatan yang mereka dapatkan dalam periode tertentu.
Jenis-Jenis
Invoice memiliki banyak jenis dengan fungsi dan tujuan yang berbeda. Berikut jenis-jenis faktur yang wajib kamu ketahui:
1. Invoice Penjualan
Jenis yang pertama adalah faktur penjualan. Jika kamu adalah seseorang yang mengirim faktur, maka itu adalah invoice penjualan. Tapi jika kamu yang menerima, maka itu adalah invoice pembelian.
2. Interim Invoice
Interim invoice atau faktur sementara merupakan jenis faktur yang membutuhkan proses pembayaran bertahap.
3. Final Invoice
Final invoice merupakan rangkaian terakhir dari interim invoice yang menunjukkan bahwa kegiatan transaksi telah selesai.
4. Recurring Invoice
Recurring invoice atau faktur berulang dilakukan jika penjual akan terus melakukan tagihan dengan jumlah yang sama berulang kali. Biasanya, jenis ini digunakan untuk transaksi sewa atau langganan.
5. Pro-Forma Invoice
Jenis ini tidak termasuk dalam catatan penjualan. Melainkan sebuah pernyataan nilai barang yang dijual kepada importir supaya mereka dapat menghitung biaya bea cukai sebelum pelaksanaan pembayaran barang.
6. Commercial Invoice
Jenis faktur ini juga berfungsi untuk menghitung biaya bea cukai atas barang impor. Akan tetapi, faktur ini dibuat setelah pembeli telah melakukan pembayaran.
Contoh Format Invoice
Buat kamu yang belum pernah melihat dan membuat faktur, simak 2 contoh berikut:
1. Format Standar
Berikut adalah format standar faktur yang bisa kamu gunakan untuk segala transaksi bisnis.
a. Judul dan Logo Perusahaan
Dalam faktur, kamu wajib menyertakan judul “Invoice” yang jelas. Selanjutnya, sertakan logo perusahaan di bagian bawah judul atau buat tabel bingkai khusus di sebelah kanan header.
b. Nama dan Informasi Bisnis (Penjual)
Setelah itu, cantumkan informasi bisnis secara lengkap. Mulai dari nama perusahaan, nomor telepon perusahaan, alamat kantor, dan alamat email.
c. Nama dan Informasi Kontak Klien
Pada bagian selanjutnya, cantumkan informasi mengenai klien seperti nama pembeli, nama perusahaan, alamat kantor, alamat email, dan nomor telepon.
d. Nomor Invoice
Nomor invoice merupakan sebuah kode unik yang memudahkan kamu untuk melacak dokumen tertentu.
Umumnya, nomor ini menggunakan struktur khusus. Tapi, jika kamu belum memilikinya, kamu bisa mengikuti format berikut ini (MM/DD/YY/OO). Contoh, perusahaan X mendapat pesanan kedua belas di tanggal 29 Oktober 2022. Maka, nomor invoice tersebut adalah “29102212.”
e. Tanggal Pembuatan
Setelah itu, cantumkan tanggal pembuatan faktur. Jika kamu sering melakukan transaksi dengan klien internasional, maka kamu bisa mengikuti format penulisan tanggal yang sesuai dengan standar ISO 8601, yaitu YYYY-MM-DD.
f. Jatuh Tempo Pembayaran
Lalu, cantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran supaya klien dapat melakukan pembayaran tepat waktu.
g. Line Items
Setelah itu, buatlah tabel yang menjelaskan:
- Deskripsi barang.
- Jumlah barang.
- Harga barang per unit.
- Harga total barang keseluruhan.
h. Subtotal
Di bawah tabel items adalah subtotal atau total tagihan keseluruhan dari daftar items. Biasanya, total keseluruhan ini belum termasuk pajak, diskon, dan biaya lain.
i. Pajak dan Biaya Potongan
Kemudian, masukkan persentase pajak. Jika kamu memberikan potongan harga, cantumkan nominalnya di bawah baris persentase pajak.
j. Total
Baris ini merupakan total nominal keseluruhan yang wajib dibayar klien.
k. Syarat dan Ketentuan
Terakhir, sertakan syarat dan ketentuan yang berlaku di perusahaan kamu. Umumnya, S&K ini berisi tentang metode pembayaran, tahapan pembayaran, kebijakan garansi, dan kebijakan pengembalian barang.
2. Commercial Invoice
Berikut adalah contoh format commercial invoice:
- Seller: nama dan alamat pihak utama yang bertanggung jawab untuk melakukan ekspor.
- Sold To: nama dan alamat perusahaan tujuan pengiriman barang.
- Ship To: nama dan alamat perantara atau agen eksportir apabila pengiriman barang tidak langsung ke “Sold To”.
- Nomor Invoice : nomor faktur sudah ditetapkan oleh eksportir
- Nomor Referensi Pelanggan: berguna untuk mengawasi pelanggan
- Ketentuan Penjualan: deskripsi tentang persyaratan pengiriman dan perjanjian penjualan.
- Ketentuan Pembayaran: syarat, ketentuan, dan mata uang yang sudah sesuai dengan pro forma invoice.
- Mata Uang: mata uang yang disepakati antara penjual dan pembeli sebagai pembayaran.
- Metode Pengiriman: berupa pernyataan metode pengiriman, melalui udara, laut, atau darat.
- Quantity: catatan jumlah total unit per baris deskripsi.
- Deskripsi: berisi informasi barang yang dikirim, jenis kontainer, (karton, kotak, dll.) berat kotor per kontainer, dan jumlah serta satuan ukuran barang dagangan.
- Unit Ukuran: pernyataan tentang total berat bersih dan total berat kotor dalam kilogram (1 kilogram = 2,2 pon) per baris deskripsi.
- Harga Unit: harga satuan barang dagangan per satuan ukuran.
- Harga Total: total keseluruhan tagihan pembelian/transaksi.
- Total Nilai Komersial: total nilai dari faktur.
- Tanda Paket: catatan nomor setiap paket, seperti “1 dari 7,” “3 dari 7”, nama perusahaan pengirim, negara asal (misalnya, Made in USA), tujuan pelabuhan masuk, berat paket dalam kilogram, ukuran paket, dan nomor kontrol pengirim (opsional).
- Biaya Lain-Lain: biaya pengemasan dan asuransi pengiriman yang akan ditanggung oleh pelanggan.
- Sertifikasi: bukti sertifikasi atau pernyataan penting dari pengirim mengenai informasi yang tercatat pada faktur komersial.
Sudah Paham Apa Itu Invoice dan Cara Membuatnya?
Invoice memiliki beberapa jenis serta fungsi dan tujuan yang berbeda-beda. Kamu wajib memahami hal ini supaya perusahaan kamu terlihat profesional di mata klien. Terlebih lagi jika kamu sering berhadapan dengan klien-klien internasional.
Membangun bisnis impor barang sendiri tidak mudah, kamu butuh pihak ketiga yang sudah berpengalaman di bidang impor barang seperti Blueray Cargo.
Blueray Cargo adalah perusahaan impor barang yang sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun melayani ribuan transaksi pengiriman barang dari China, Thailand, Korea Selatan, Hongkong, Singapura, dan Taiwan.
Dari pengalaman tersebut, Blueray Cargo juga sudah mendapat kepercayaan dan kepuasaan dari banyak kalangan pebisnis seperti pedagang maupun supplier. Maka dari itu, ayo konsultasi dan temukan solusi yang tepat untuk kegiatan bisnis impor barang kamu dengan menghubungi kontak Blueray Cargo sekarang!
